为进一步推进校工会公文（以下简称“工会公文”）管理工作制度化、规范化，提高效率，根据《兰州大学公文处理规定》（校党委发〔2013〕89号），结合工会实际，制定本办法。

一.公文管理原则

工会公文管理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。工会办公室配备专职人员负责公文管理工作。

二.公文主要类型

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项做出决策和安排、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于传达重要精神、告知重要情况、表彰先进、批评错误。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

三．行文基本规范

公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：

（一）上行文。向上级单位的行文，一般用请示、报告、意见等文种。

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他单位业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

5.除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

6.受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。

1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

2.涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得向下行文。

（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。

（四）同级单位之间在必要时可以联合行文。

四.公文拟制程序

公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等程序。

（一）  公文起草。

符合国家法律法规和党的路线方针政策，符合工会法规章程，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；文种正确，格式规范。

单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（二）  公文审核

工会公文的内容由分管领导进行审核，公文格式由办公室负责审核。审核的重点是：

行文理由是否充分，行文依据是否准确。行文内容是否符合公文起草要求。

文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；涉密文件、内部文件的密级、印发传达范围是否准确。

涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见，应当会签的公文是否已经会签。

其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（三）  公文签发

工会公文由工会常务副主席负责签发，应当签署意见、姓名和完整日期。签发后方可正式发文。

（四）  公文印制

签发后的公文在印发前须复核。经复核需对公文进行实质性修改的，应当按程序复审。公文印制必须确保质量和时效，并厉行勤俭节约。

公文印发公开属性为主动公开的，原则上以电子公文方式向其他单位发送。以电子公文方式发送的公文，除印制少量存档外，不再印发纸质公文。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　  涉密公文应当通过机要交通、密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

五. 收文办理程序

（一）签收。签收公文时应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。签收时一般应以签字的方式给发文方以凭据。

（二）登记。收到公文后要将公文标题、密级、发文单位、发文字号、签收日期等情况在专用的登记本上登记清楚。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见请有关领导阅批或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。需要呈请校领导阅批的传真件，应当复制后办理。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批办。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，对一般公文应当定期催办，并及时向有关领导反馈办理情况。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

办理涉密公文，应当执行保密管理工作有关规定。  

    六.公文整理与归档

    （一）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

（二）公文办理完毕后，要根据《中华人民共和国档案法》和《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》的有关规定，按照“谁主办、谁负责”的原则，将公文的定稿、正本和相关材料收集齐全，整理归档。个人不得私自保存应归档的公文。

整理归档要按照《兰州大学〈归档文件整理规则〉实施办法》和档案管理单位的要求进行，定期向档案管理单位移交；要使归档的公文既能准确反映本单位的主要工作情况，又便于保管和利用。

销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。工作人员离岗离职时，应当将其暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 七．本办法自发布之日起执行。